사무국장:태천(행정), 전족보편찬위원장:문용(예천), 전족보편찬대표위원 및 교정위원:학주(성종)
1. 족보 추가, 수정 수단 신청의 건 검증 (첨부자료)
족보 추가, 수정 신청자 3명에 대한 수단지 및 가족관계증명서 검증 작업을 하였습니다.(족보사에 수정 통지 예정)
2. 족보(기해보) 오,탈자 수정 합동 검증 (첨부자료)
(참석: 전 족보편찬 위원장 문용(예천))
(참석: 전 족보편찬 대표위원 및 교정위원 학주(성종))
기해보 오,탙자 수정 및 교정에 대하여 그동안 각 문중별 또는 각 종원에게 신청 받은 내용을 취합한 수정안을 바탕으로 2시간 넘게 토론과 검증작업을 마쳤습니다. (최종 검토 후 족보사에 수정(교정)통지 할 예정)
3. 기해보(책족보) 50질 인수 보고 및 판매 방안 (첨부자료)
대종회 사무실에 보관중인 기해보 50질 중 20질은 대학교 도서관 등에 무료 배포용으로 사용하고, 나머지 30질은 종원에게 1질당 10만원씩 추가 판매하기로 하였습니다. (총회 때 대종회 임원(각 문중 회장, 총무)들께 홍보하여 판매하기로 하였습니다.
4. 대종회 로고 변경안 대종회 로고 변경에 서두르지 말고 신중을 기하여 추진하기로 하고 일단, 총회 안건에 부의하여 종원의 의견을 종합하여 추진 여부와 방법 등을 모색하기로 한다. 조급하게 추진하지 말자.
5. 총회(3월)준비사항
총회는 3월 중, 가능한 토요일 날 하는 것으로 하고, 장소 섭외 즉시 날짜와 장소를 공지하기로 한다. 장소 섭외와 날짜는 사무국장이 실무적으로 알아보기로 한다. 가능하면 총회 전에 총회 점검 과 회계감사를 위한 상임위 회의를 한번 더 개최하는 것을 고려한다.
6. 종중 재경 종친회 모임 추진 (수도권)
기해보 족보 발행 당시 취합한 연락처가 수도권(재경)에만 1269명이 된다. 연락 방법이 간단하지 않고 단기간에 이루어지는 것도 아니기에 장기적인 관점에서 서서히 추진하기로 한다. 우편 연락 등의 비용은 대종회 일반 경비로 충당하기로 한다. (총회에서도 적극적으로 홍보를 한다.)
7. 기타 안건
가)경조사 연락 및 화환 지급 원칙
대종회 고문, 임원의 직계가족에 대한 경조사 알림은 즉시 홈페이지에 기재하고, 가능한 문자 등의 방법도 모색하기로 한다. (문자 받는 분의 호불호가 있어서 문제) 화환 및 조화 배송은 연회비(전년도 또는 당해연도)를 납부한 임원, 고문 중 사무처에 연락 온 임원에게 배송하기로 한다.
나)달력 배부 원칙
달력의 배부 원칙은, 종중 행사에 가장 적극적으로 참여 하시는 종원을 우선시 하여 (1)현조경배단 시제 때, (2)서산공 시제 때, 참석자에 대하여 적당량 배부하기로 하고, (3)대종회 임원 100여명에게 균등하게 1부씩 일반 우편으로 배송하기로 한다. 또 동조동근(同祖同根)인 (4)옥천조씨(호남파)시제 지남재 때 참석하며 적당량을 배부하고, (5)호남파 재경 종친회(안산 사무실)에도 일정량 배송하여 호남파와 지속적으로 교류를 유지한다. 또한 (6)직접 대종회 사무처로 연락이 와서 달력을 요구하시는 종원에게도 1부씩 우편 배송하기로 한다. 이후 (7)잔여분이 있다면 매월 3월 총회 때 참석 종원에게 배부하기로 한다.
다)대종회 임원 연회비 납부내역 영구 보존
(1)종보 발행으로의 홍보 효과가 낮아지면서 종보 발행도 없어지고, 대종회비 납부 실적도 줄어드는 것의 대안으로 작년 총회에서 대종회 임원(고문)연회비 납부 방식을 결의 하였습니다.
(2)따라서 새 집행부가 순창조씨 대종회 홈페이지에 대종회 임원 연회비 납부 내역을 실시간으로 기재하고 있으며, 매년 12월 연회비 납부 명단을 종합하여 홈페이지에 영구적으로 보존하기로 한다.
(3)갈수록 인터넷 시대가 강화될 것이기에 우리 후손들이 자랑스런 임원 연회비 납부내역을 언제 어디서든 항시 열람 할 수 있도록 한다.
(4)대종회 임원께서 연회비를 납부 할 수 있도록 여러 방법을 동원하여 홍보도 하고 독촉도 한다. 납부내역 등을 임원 100여명에게 문자로 통지하고 납부를 독려한다.
(라)중간 결산(9월말 기준) 보고(사무국장)
대종회 회칙 제25조 6항 =>【사무국장은 회장의 결재 후 매년 9월 말 중간 입,출금 내역과 잔액을 상임집행위원에게 문자(카톡 등)로 의무적으로 보고하여야 한다.】
따라서 2023년 10월 13일 사무국장이 전체 상임위원에게 문자 보고한 사항을 확인한다. (1)금전출납부(월별). (2)수입,지출 항목별 종합(월별). (3)수입 지출 종합. (4)통장 잔고 및 인수인계 내역. (5)통장 거래내역 확인
※이번 상임위 회의 후 점심식사 비용은 오주(탑동)대종회 수석부회장님께서 먼저 결제해주셨습니다. 회의 때문에 많이 늦어진 점심 식사로 동태탕 정말 맛있게 먹었습니다. 오주 수석부회장님 고맙습니다.^